O prazo para entregar a Declaração Anual do Simples Nacional termina no dia 31/03.

​​Você já sabe que os seus clientes optantes pelo regime tributário Simples Nacional devem cumprir diversas obrigações durante o ano, certo? Uma delas é a entrega da Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais – a Defis - que neste ano deve ser enviada até o dia 31 de março.

A DEFIS foi instituída através da Lei Complementar nº 123, de 2006 e vem sofrendo alterações ao longo dos anos. Mas não se preocupe! Neste artigo você vai ficar sabendo o que é DEFIS, para que ela serve, quem deve declarar e quais são os prazos de entrega. 

O que é Defis?
Ela é uma obrigação que deve ser enviada pelas empresas do Simples Nacional. Ela recolhe dados sobre a situação do negócio do seu cliente em relação às questões econômicas, sociais e fiscais.

Por isso, ela reúne informações como: ganhos de capital, quantidade de empregados, identificação e rendimentos dos sócios, saldo de caixa e total de despesas durante determinado período. Além disso, ela também comunica e comprova para o Governo Federal o que a empresa recolheu de tributos.

Muita gente acredita que essa Declaração é a mesma coisa que o Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ). Mas atenção! Essas duas obrigações não têm a mesma função. O IRPJ é a declaração de um imposto pago pelas empresas e a Defis registra diversas outras informações.

Quem deve entregar a Defis 2019?
Todas as empresas que estiveram enquadradas no Simples Nacional durante algum período de 2018 devem entregar a Defis 2019.

É importante lembrar que empresas optantes por esse regime tributário que estão ou estiveram inativas também vão ter que transmitir a Defis. Empresas inativas são aquelas que não tiveram mudanças patrimoniais e nem atividades operacionais durante certo período.

Agora que você já sabe quem deve entregar e identificou para quais clientes você vai precisar transmitir a Defis, é hora de saber quais são os procedimentos e prazos que você deve cumprir.

Quando entregar a Defis?
Afinal, a entrega é anual ou mensal? Algumas pessoas confundem isso por causa do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS), que é por onde as empresas pagam seus tributos de forma unificada através de uma guia. Mas atenção: o DAS é diferente da Defis!

A Defis é uma obrigação anual que deve ser entregue até o último dia útil de março. As informações declaradas devem se referir ao ano-calendário anterior ao da entrega. Então, se você vai transmitir essa Declaração em 2019, os dados devem ser de 2018.

Não existe multa para atrasos na entrega da Defis. Mas se você atrasar o envio dessa obrigação, o seu cliente não vai poder emitir a guia da DAS nos próximos meses e isso sim vai gerar multas. Por isso, fique atento ao prazo para não gerar prejuízos para o seu cliente e o escritório em que você trabalha: a Defis 2018 deve ser entregue até o dia 31 de março!

Como fazer a transmissão?
​Para entregar a Defis você precisa inserir as informações do seu cliente no Programa Gerador do Documento de Arrecadação Simples Nacional (PGDAS-D) – ele está disponível para ser acessado neste link no site da Receita Federal. Você vai precisar usar o certificado digital da empresa, o código de acesso ou uma procuração eletrônica para fazer a transmissão.

Quais informações você deve ter em mãos para a Declaração do Simples Nacional?Antes de entender o que deve ser declarado na Defis, você precisa saber o que é o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). Ele representa a unificação de todos os tributos recolhidos pelas empresas enquadradas nesse regime tributário.

Confira quais são esses impostos:

• Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins);
• Contribuição para Programa de Integração Social (PIS)/Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (Pasep);
• Contribuição Patronal Previdenciária (CPP);
• Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL);
• Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ);
• Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e Sobre Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS);
• Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
• Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS).

Na Declaração do Simples Nacional, você registra uma série de informações referentes às movimentações da empresa do seu cliente no ano-calendário anterior. Então, se você está preenchendo a Defis 2019, por exemplo, as informações escrituradas serão as de 2018 – a não ser que o seu cliente se enquadre como Situação Especial, que explicamos nesse artigo aqui.

Assim, a Receita Federal pode verificar se os tributos foram recolhidos de forma correta e de acordo com a legislação. Veja quais são algumas das informações que você precisa preencher para a entrega da Declaração:

• identificação dos sócios da empresa e rendimentos recebidos por eles: nome, número do Cadastro de Pessoas Físicas (CPF), rendimentos isentos (dividendos) e pagos (Pró-labore) recebidos pelos sócios do negócio, Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) sobre os valores pagos ao sócio pela empresa e o percentual de participação dos sócios no capital social da organização no último dia do ano-calendário de referência – no caso da DIRF 2019, dia 31 de dezembro de 2018;
• saldo em caixa e no banco disponíveis no início e no final do ano-calendário referente à Defis;
• quantidade de colaboradores no início e no final do período abordado na Declaração;
• valor total de receitas e despesas;
• rendimentos em aplicações financeiras;
• ganhos de capital, que diz respeito à venda de bens;
• valor total relacionado à compra de materiais para venda ou industrialização, entre outras.

Com tantas informações assim, fica muito difícil fazer um controle e preencher a obrigação manualmente de forma eficiente e sem cometer erros, não é mesmo?

Por isso, é importante que você conte com um sistema de gestão contábil na hora de enviar a Declaração do Simples Nacional. Com ele, você vai registrar os dados referentes às movimentações da empresa ao longo de todo o ano e, na hora de gerar a obrigação, é só exportar as informações. Assim, elas vão ser preenchidas de forma automática!

Como gerar e entregar essa obrigação?
A Defis é um módulo do Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório (PGDAS-D). Então, para preencher e enviar a obrigação, você precisa acessar este link no site da Receita Federal e clicar em “PGDAS-D e DEFIS – até 12/2017”.

Assim, você se conecta ao módulo onde vai preencher as informações e gravar o recibo de entrega da Declaração do Simples Nacional. Ele vai verificar quais são as pendências nos registros e enviar a obrigação para a base de dados do governo.
Saiba como fazer o preenchimento e a transmissão.

Primeiro, você vai selecionar qual é o tipo de Declaração que precisa enviar. No caso de uma empresa que não se enquadra como situação especial e precisa entregar a primeira versão da obrigação no ano, você vai selecionar “Declaração Original”.

Se o seu cliente tiver formalizado um processo administrativo para a inclusão da empresa no Simples Nacional durante o ano-calendário de referência da Defis, você vai preencher a obrigação incluindo as seguintes informações:

• administração tributária onde o processo foi formalizado;
• estado e município em que o processo foi protocolado;
• número do processo.

Depois de registrar as informações no PGDAS-D ou exportar o arquivo do seu sistema de gestão contábil, você vai clicar em “Salvar” para guardar as informações preenchidas – você pode, inclusive, usar esse botão para pausar o preenchimento e finalizá-lo depois.
Então, após escriturar e salvar os dados, é hora de saber se o programa encontra alguma inconsistência no seu arquivo. Para isso, você vai clicar em “Verificar Pendências” e, assim, receber um relatório.

Pode ser que o PGDAS-D encontre algum campo sem informação, o que vai impedir o envio. Nesse caso, você vai precisar voltar para a etapa de preenchimento da Declaração. Nenhum campo pode estar em branco – caso exista algum valor que não existe, você deve preencher com zero.

Com tudo pronto e validado, é só clicar em “Transmitir” para enviar a Defis para o governo. É importante que você baixe e salve também o documento que certifica que você enviou a obrigação. Para isso, é só clicar em “Gravar recibo”.

Qual é a multa se você atrasar o envio?Se você atrasar a entrega da Declaração do Simples Nacional, o cliente não corre o risco de sofrer multas por conta dessa obrigação. Mas, você só vai conseguir entregar as apurações dos tributos mensais da empresa a partir de março – ou seja, emitir o DAS – se tiver enviado a Defis.

Então, caso você atrase a entrega da Defis 2019 em um mês, por exemplo, não vai conseguir enviar o DAS referente a março que, assim como todos os outros, deve ser entregue até o dia 20 do mês seguinte.

Por isso, o seu cliente vai sofrer a seguinte penalidade prevista na legislação para o atraso na transmissão da DAS (você pode conferir quais são todas no site do Simples Nacional)
1 - Multa de 2% por mês-calendário ou fração sobre o valor total de tributos e contribuições declarados no DAS, podendo chegar a até 20% no máximo e com o valor mínimo de 50 reais por mês de referência da obrigação. Considerando a aplicação dessa penalidade mínima, a multa pode ser reduzida em dois casos:
2 - Quando a DAS for apresentada antes de algum procedimento de ofício, o valor pode ser reduzido à metade;
3 - ​Se ela for apresentada no prazo determinado por intimação, o valor da penalidade pode ser reduzido a 75%. Como fazer a retificação?Para corrigir alguma informação incorreta em uma Declaração do Simples Nacional que já foi transmitida, você pode fazer uma retificação. Funciona da seguinte forma: você vai acessar o módulo de transmissão da obrigação, do mesmo jeito que fez para enviar a Defis original, e selecionar a opção “Declaração Retificadora”.

Depois disso, você vai corrigir as informações necessárias e transmitir novamente. É importante saber que a retificação vai substituir a Declaração original, passando a ter o mesmo valor que ela, e que você não vai precisar pagar nenhuma taxa para retificar a Defis.

Porém, tudo fica muito mais simples, rápido e otimizado se você contar com um sistema de gestão contábil! Como ele vai processar as informações que você registrou ao longo do ano a partir das movimentações da empresa, permitindo exportá-las de forma automática para a Defis, você evita erros logo na Declaração original!
 
 Fonte: Mastermaq com adaptação 2019 pela LVW Gestão